Главная » База знаний » Профессиональное развитие » Обучение

Деловая переписка, как повысить её эффективность
19.10.2016, 22:27

В мире, где правят электронная почта и социальные медиа, ваш успех прямо пропорционален вашей способности влиять на других посредством письма. Вот несколько указаний по написанию деловых сообщений с примерами из реальной жизни:

1. Пишите вывод вначале
Люди в наше время попросту слишком заняты, чтобы разбираться в вашем мыслительном процессе. Им нужно, чтобы до сути электронного письма можно было добраться за пару предложений.

Неправильно: «В данном официальном документе мы рассмотрим потенциальное воздействие корректировочного обучения продажам в рамках взаимоотношений между покупателем и продавцом. Прежде всего, давайте обсудим первоначальные условия, которые форсировали наше изучение».
Правильно: «Если мы не профинансируем программу обучения продажам ABC, наши продажи резко упадут».

2. Не пишите отстранённо
Плотная деловая переписка укрепляет взаимоотношения. Но какие отношения могут быть с кем-то, кого вы не знаете или кто прячется за деловым жаргоном?

Неправильно: «В операционные задачи данной организации входит повышение морального состояния, а также общей удовлетворённости работой».
Правильно: «Я хочу получать удовольствие, работая здесь. Уверен, вы тоже».

3. Приводите конктетные примеры, а не абстрактные концепции
Хотя абстрактные концепции не лишены ценности, в них трудно вникнуть, когда они не привязаны к реальному примеру.

Неправильно: «Способность продаж и маркетинга действовать сообща в свете потенциальных сделок имеет ключевое значение для устойчивого роста дохода».
Правильно: «На днях мы упустили счёт Acme, потому что наше торговое обращение не было согласовано с маркетинговым обращением».  

4. Апеллируйте к разуму и чувствам
Людям свойственно принимать решения, основываясь на чувствах, а затем ищут рациональное обоснование для принятого решения.

Неправильно: «По данным наших документов, 10% возможностей продаж упущены без сколь-нибудь продолжительного усилия в плане конкурентного анализа и сравнения».
Правильно: «Каждый из нас любит выигрывать сделки так сильно, что мы пугаемся, когда речь заходит о выяснении причин упущения сделки».

5. Используйте живую речь
Использование неоригинальных деловых жаргонизмов или старых метафор превратит ваши сообщения в набор избитых умствований.  

Неправильно: «Этот пункт плана мероприятий требует нестандартного мышления».
Правильно: «Если у вас есть идея, которая, на ваш взгляд, может оказаться сырой или даже наполовину нереализованной, всё равно давайте её рассмотрим».

6. Не повторяйтесь
Повторение нагружает ваше сообщение, не добавляя полезного содержимого. Оно ослабляет и притупляет любую идею, которую вы пытаетесь донести.

Неправильно: «Эта программа обучения учит вас усваивать лучшие приёмы, советы, методы и навыки для каждой стадии процесса торговли».
Правильно: «Эта программа учит лучшим маркетинговым приёмам».

7. Краткость сестра таланта
Похоже, некоторые деловые люди думают, что им платят за количество слов, как писателям бульварщины 1930-х годов.

Неправильно: «Чтобы сосредоточиться на внешней сфере, мы должны сосредоточиться как на внешней сфере, так и на внутренней (необходимо рассмотреть вопросы заказчика заказчика и внутреннего распределения сил), с внутренним сотрудничеством с общим фокусом/целью, установленной заинтересованными сторонами, ответственными за ориентированные на конечные бизнес-результаты, оптимизированные и скоординированные выходные показатели, выстроенные вокруг цикла продаж, и с проактивным подходом к инвестированию на более высоким уровне и отсутствием расположенности перекладывать ответственность на команды продаж, и нужные результаты будут достигнуты».
Правильно: «Нам нужно измерить, насколько хорошо это работает».

8. Концентрируйтесь на уникальном
Если то, что вы говорите, не отличается от того, что говорят все остальные, зачем утруждаться?

Неправильно: «Наши услуги B2B повышают продажи и снижают затраты».
Правильно: «Наши заказчики часто удваивают размер своей прибыли. Ни один другой продавец на это не способен».

9. Используйте существительные и глаголы вместо прилагательных и наречий
Прилагательные и наречия ослабляют ваше сообщение, особенно когда вы пытаетесь использовать их, чтобы оживить скучное предложение.

Неправильно: «У нас есть замечательный, совершенно новый продукт, который легко и просто разрешит наиболее трудные ваши проблемы процесса продаж».
Правильно: «Этот продукт поможет вам скорее превратить перспективы в заказчиков».

10. Рассказывайте истории, чтобы подчеркнуть ключевые факты
Люди с детства любят истории, а потому помнят их ещё долгое время после того, как факты ускользают из памяти.

Неправильно: «Исследования показывают, что некоторые офисные работники тратят целых 40% своего времени на составление и написание ответов на внутренние электронные письма».
Правильно: «Сегодня утром я сел, открыл Oulook, и знаете, что я увидел? Я увидел 237 новых сообщений! 237!! Вот я сижу и думаю: и как это я смогу разгрести весь этот мусор и при этом успеть сделать что-то действительно нужное?»

11. Используйте простые слова, вместо профессионального жаргона
Использование ненужных длинных слов или излишне специального жаргона не поможет вам казаться умным – оно поможет вам казаться тем, кто строит из себя умника.

Неправильно: «Распространяющаяся на всё здание сетевая инфраструктура 802.11 теперь полностью внедрена и в настоящее время доступна для использования на рабочих местах».
Правильно: «Теперь вы можете пользоваться беспроводной сетью в этом здании».

12. Предоставьте доказательства своим аргументам
Если только кто-то не знает вас лично и не доверяет вашим суждениям, ваше мнение не убедительно. Напротив, обычно оно звучит так, словно вы «слишком много возражаете».

Неправильно: «У нас лучшее обслуживание, самый надёжный продукт и самые дружелюбные продавцы».
Правильно: «Мы получили награду XYZ за лучшее обслуживание. Дважды. А здесь вы можете почитать отзывы». 
Просмотров: 143 | Категория: Обучение | Добавил: Sergey
МАТЕРИАЛ ПОЛЕЗЕН?
  • Поделитесь этим материалом с друзьями в социальных сетях
  • И, конечно же, оставьте свой комментарий ниже
Всего комментариев: 0
avatar